Je klanten-werkgevers zullen een mobiliteitsbudget moeten aanbieden. De grootste hebben tijd tot 31 december 2026, de andere een jaar langer. De meeste weten het nog niet, en als ze het vernemen, kloppen ze bij jou aan.
Dit artikel herneemt het reglementaire detail niet: dat staat in ons referentieartikel over het verplichte mobiliteitsbudget. Hier gaat het over wat jij als boekhouder, sociaal secretariaat of adviseur de komende maanden concreet voor je klanten kunt doen.
Wat er verandert voor je klanten, in drie lijnen
De wet verplicht werkgevers die al meer dan 36 maanden bedrijfswagens aanbieden om ook het mobiliteitsbudget als alternatief aan te bieden.
- 50 medewerkers en meer: uiterlijk 31 december 2026
- 15 tot 49 medewerkers: uiterlijk 31 december 2027
- Minder dan 15 medewerkers: permanent vrijgesteld
Het bedrag blijft gebaseerd op de totale eigendomskosten (TCO) van het voertuig waarop de werknemer recht had. De werknemer verdeelt dat budget vervolgens over een elektrische wagen, duurzame mobiliteitsoplossingen, en het saldo in cash met een bijzondere werknemersbijdrage van 38,07%.
Over de termijn van 36 maanden. Het voorontwerp koppelt de verplichting aan 36 maanden terbeschikkingstelling van bedrijfswagens, maar de afschaffing van die termijn hoort bij de punten die nog openstaan. Adviseer je klanten om hun planning daar niet op te bouwen: wie zijn wagenpark recent heeft opgestart, kan vroeger onder de verplichting vallen dan verwacht. De voorwaarden staan in detail in het referentieartikel.
De drie vragen die je een klant stelt om te weten of hij eronder valt
Drie vragen volstaan om een dossier te kwalificeren, in deze volgorde.
- Hoe groot is het totale personeelsbestand? Niet het aantal wagens, niet het aantal begunstigden: het volledige personeelsbestand. Dat cijfer bepaalt de deadline.
- Zijn er bedrijfswagens? Geen bedrijfswagens, geen verplichting. Dit is de snelste filter om een deel van je portefeuille af te bakenen.
- Sinds hoelang? De drempel ligt op 36 maanden, en die periode mag onderbroken zijn geweest. Een klant die zijn wagenpark twee jaar geleden opstartte valt er vandaag buiten — maar zal er onder vallen, en net hij moet tijdig verwittigd worden.
Wat er klaar moet zijn, en in welke volgorde
De volgorde telt: elke stap levert het materiaal voor de volgende. Beginnen met de communicatie voordat de budgetten berekend zijn, is de zekerste manier om alles opnieuw te moeten doen.
- De car policy. Dat is de rekenbasis van al de rest: wie heeft recht op welk voertuig, onder welke voorwaarden. Een klant met een vage of mondelinge car policy kan niet vooruit. Zie ons artikel over de car policy als fundament van het mobiliteitsbudget.
- De TCO-berekening. Per voertuig en per begunstigde, geen gemiddelde. Dit is de langste en meest onderschatte stap.
- De keuze van de pijlers. Pijler 2 is verplicht aan te bieden, pijler 1 blijft een keuze van de werkgever, pijler 3 geldt automatisch voor het saldo. De klant moet beslissen of hij pijler 1 openstelt.
- Het juridische kader. Een geschreven mobiliteitsbudgetpolicy, afgestemd op de bestaande car policy: toegangsvoorwaarden, moment van de aanvraag, modaliteiten voor een terugkeer naar een wagen.
- De afstemming met payroll. Behandeling van pijler 2, vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en RSZ, en inhouding van de bijzondere bijdrage op pijler 3.
- De interne communicatie. Als laatste, zodra de antwoorden bestaan.
Stappen 2 en 3 zijn die waar een tool het verschil maakt: elke TCO herrekenen en de individuele budgetten door de tijd opvolgen wordt onwerkbaar in een spreadsheet vanaf enkele tientallen wagens.
De twee vragen die je klanten als eerste stellen
Ze komen altijd in deze volgorde, nog voor de vraag over de timing.
“Gaat mij dat meer kosten?”
Nee, in de overgrote meerderheid van de gevallen. Het budget wordt berekend op de TCO van een wagen die de werkgever vandaag al financiert: leasing, brandstof, verzekering, onderhoud, fiscaliteit. De medewerker die overstapt voegt geen lijn toe aan de loonkost, hij heroriënteert de lijn die er al staat. Wat verandert is de verdeling, niet het bedrag.
De echte kosten zitten elders, en het zijn eenmalige projectkosten: implementatietijd, juridische begeleiding, de beheertool.
“Moet ik de bedrijfswagens afschaffen?”
Nee. De verplichting ligt bij de werkgever, die de keuze moet aanbieden — niet bij de werknemer, die vrij blijft zijn wagen te houden. Een klant kan perfect in orde zijn met de wet zonder dat één medewerker iets verandert. Dat is vaak het antwoord dat het gesprek deblokkeert.
Meerdere klanten tegelijk beheren
Eén dossier stuur je met de hand. Een portefeuille niet: elke klant heeft zijn car policy, zijn deadlines, zijn TCO’s, zijn individuele budgetten die maand na maand opgevolgd moeten worden.
Dat is het probleem dat RewardPilot oplost, door de sturing en de administratie van de plannen voor rekening van je klanten in één interface te centraliseren.
