Monizze

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 26/01/2025

Dit privacybeleid legt uit hoe Monizze persoonsgegevens gebruikt bij het aanbieden van Sociale Cheques en RewardFlex. We hebben het geschreven in duidelijke, praktische taal voor medewerkers/begunstigden, werkgevers en partners.

Als u iets specifieks zoekt, ga dan direct naar de sectie die overeenkomt met wie u bent en welke dienst u gebruikt.

1. Wie zijn wij?

Monizze NV/SA is een Belgisch bedrijf dat digitale extralegale voordelen en cheque-oplossingen voor werknemers aanbiedt.

Ondernemingsnummer (KBO/BCE): BE 0834.013.324

Afhankelijk van de dienst treedt Monizze op als verwerkingsverantwoordelijke (wij beslissen waarom en hoe persoonsgegevens worden gebruikt) of als verwerker (wij verwerken gegevens uitsluitend op basis van de instructies van een werkgever). Dit onderscheid is belangrijk en wordt hieronder duidelijk uitgelegd.

Neem contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO): julien.bellaiche@up.coop

Algemene privacyvragen: privacy@monizze.be

Adres: Gasthuisstraat / Rue de l'Hôpital 31, 1000 Brussel, België

2. Welke dienst en welke rol zijn op u van toepassing?

Sociale Cheques — U bent begunstigde

Als u Sociale Cheques ontvangt, treedt Monizze op als verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat:

  • Uw werkgever ons de nodige gegevens bezorgt om cheques toe te kennen
  • Vanaf dat moment beheert Monizze de cheques rechtstreeks met u
  • U heeft een directe contractuele relatie met Monizze
  • Uw AVG-rechten (inzage, verwijdering, enz.) worden rechtstreeks bij Monizze uitgeoefend

RewardFlex — U bent werkgever

Als u als werkgever RewardFlex gebruikt, treedt Monizze op als verwerker. Dit betekent dat:

  • U beslist waarom en hoe de gegevens van uw werknemers worden gebruikt
  • Monizze stelt enkel het platform ter beschikking en volgt uw instructies met betrekking tot de verwerking van gegevens
  • U blijft verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van uw werknemers
  • U sluit een gegevensverwerkingsovereenkomst met Monizze af die de rechten en plichten van elke partij bepaalt

RewardFlex — U bent werknemer

Als uw werkgever RewardFlex gebruikt:

  • Uw werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG
  • Monizze verwerkt uw gegevens alleen op instructie van uw werkgever
  • Monizze beslist niet welke voordelen u kunt kiezen of hoe lang uw gegevens worden bewaard
  • Als u uw AVG-rechten in dit kader wilt uitoefenen, neemt u contact op met uw werkgever, die Monizze indien nodig kan betrekken

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Sociale Cheques

Voor Sociale Cheques verwerkt Monizze de volgende persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke:

  • Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, rijksregisternummer (INSZ)
  • Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer
  • Chequegegevens: type cheque, saldo, transacties, vervaldatums
  • Technische en beveiligingsgegevens: inloggegevens, apparaatinformatie, beveiligingslogboeken

Deze gegevens zijn noodzakelijk om u te identificeren, cheques uit te geven, transacties te verwerken en te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

RewardFlex — Werkgevers

Voor RewardFlex verwerkt Monizze persoonsgegevens namens u als verwerker. Dit omvat doorgaans:

  • Identificatie- en contactgegevens van uw werknemers
  • Arbeidsgegevens nodig voor het beheer van de flexibele verloning
  • Configuratie- en gebruiksgegevens met betrekking tot het RewardFlex-platform

U beslist welke gegevens vereist zijn en hoe lang ze worden bewaard.

De algemene voorwaarden van RewardFlex zijn hier beschikbaar: AVW RewardFlex downloaden (PDF)

RewardFlex — Werknemers

Als uw werkgever RewardFlex gebruikt, verwerkt Monizze:

  • Uw identificatie- en arbeidsgegevens verstrekt door uw werkgever
  • Uw voordelen keuzes en gebruiksgegevens gegenereerd in RewardFlex
  • Technische en beveiligingsgegevens met betrekking tot uw gebruik van het platform

Uw werkgever blijft de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor deze verwerking.

Bijzondere opmerking over het rijksregisternummer (INSZ)

Uw rijksregisternummer (INSZ/Rijksregisternummer) wordt beschouwd als gevoelig persoonsgegeven onder Belgisch recht en geniet bijzondere bescherming.

Wij verwerken uw INSZ-nummer omdat:

  • Sociale Cheques: de Belgische sociale wetgeving en boekhoudkundige vereisten verplichten het gebruik van het INSZ voor de uitgifte van gereglementeerde cheques (maaltijdcheques, ecocheques, enz.). Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen op grond van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en de aanverwante socialezekerheidswetgeving.
  • RewardFlex: als uw werkgever RewardFlex gebruikt, kan uw INSZ worden verwerkt als onderdeel van het beheer van arbeidsgegevens. In dat geval bepaalt uw werkgever de rechtsgrondslag en verwerkt Monizze het INSZ uitsluitend volgens de instructies van de werkgever en diens wettelijke verplichtingen.

Wij gebruiken uw INSZ-nummer nooit voor andere doeleinden dan deze wettelijke verplichtingen, zoals interne identificatie of marketing. De toegang tot INSZ-gegevens is strikt gecontroleerd en beperkt tot gemachtigde medewerkers die dit nodig hebben om onze wettelijke verplichtingen na te komen.

4. Waarom gebruiken wij persoonsgegevens?

Sociale Cheques — Monizze = verwerkingsverantwoordelijke

Wij gebruiken uw gegevens om:

  • Uw chequerekening aan te maken en te beheren
  • Cheques uit te geven en transacties te verwerken
  • Saldo's, historiek en vervaldatums te tonen
  • Fraude te voorkomen en het platform te beveiligen
  • Onze wettelijke en reglementaire verplichtingen na te komen

RewardFlex — Monizze = verwerker

Wij verwerken gegevens enkel om:

  • Het RewardFlex-platform aan te bieden
  • Werkgevers in staat te stellen de flexibele verloning te beheren
  • De beveiliging en beschikbaarheid van het platform te waarborgen

Wij beslissen niet welke voordelen u kunt kiezen of hoe uw gegevens buiten het platform worden gebruikt.

5. Rechtsgrondslagen

We steunen op verschillende rechtsgrondslagen afhankelijk van de specifieke verwerkingsactiviteit:

Sociale Cheques (Monizze als verwerkingsverantwoordelijke)

  • Overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG) – om uw chequerekening aan te maken en te beheren, cheques uit te geven en transacties te verwerken overeenkomstig onze contractuele relatie met u
  • Wettelijke verplichtingen (art. 6(1)(c) AVG) – om te voldoen aan boekhoudkundige vereisten (10 jaar bewaring), de Belgische sociale wetgeving voor gereglementeerde cheques en verplichtingen inzake fraudebestrijding
  • Wettelijke verplichtingen (Belgische wet van 8 augustus 1983 op het Rijksregister) – voor de verwerking van uw rijksregisternummer (INSZ), dat vereist is door de Belgische wetgeving inzake sociale zekerheid en cheques
  • Gerechtvaardigde belangen (art. 6(1)(f) AVG) – voor platformbeveiliging, fraudepreventie en dienstverbetering. Onze gerechtvaardigde belangen bij het beveiligen van het platform en het voorkomen van fraude worden afgewogen tegen uw rechten en prevaleren niet boven uw grondrechten en fundamentele vrijheden.

RewardFlex (Monizze als verwerker)

Voor RewardFlex is uw werkgever de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt hij de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Monizze verwerkt uw gegevens uitsluitend overeenkomstig de gedocumenteerde instructies van uw werkgever en de door hem vastgestelde rechtsgrondslag.

Werkgevers steunen doorgaans op:

  • De overeenkomst met de werknemer
  • Wettelijke verplichtingen (arbeidsrecht, sociale zekerheid, fiscale verplichtingen)
  • Toestemming indien vereist voor optionele voordelen

Als u vragen heeft over de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw RewardFlex-gegevens, neem dan contact op met uw werkgever.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

We bewaren persoonsgegevens voor vaste en duidelijk omschreven termijnen, overeenkomstig wettelijke verplichtingen en onze diensten.

Sociale Cheques

  • Cheque- en transactiegegevens: 10 jaar (wettelijke boekhoudkundige en sociale wetgevingsvereisten)
  • Account- en ondersteuningsgegevens: bewaard voor de duur van de contractuele relatie, daarna verwijderd of geanonimiseerd
  • Beveiligingslogboeken: 12 maanden, tenzij langer vereist voor fraudeonderzoek

RewardFlex

  • Persoonsgegevens verwerkt namens werkgevers: bewaard voor de door de werkgever bepaalde duur, zoals vastgelegd in de gegevensverwerkingsovereenkomst
  • Platformbeveiligingslogboeken: 12 maanden, tenzij langer vereist om beveiligings- of wettelijke redenen

Na het verstrijken van de bewaartermijnen worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

7. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, wettelijk vereist of uitdrukkelijk verzocht door de werkgever.

Sociale Cheques — Begunstigden

Voor Sociale Cheques kan Monizze persoonsgegevens ontvangen en verwerken via verschillende kanalen:

  • Werkgevers of zelfstandigen die beslissen Sociale Cheques toe te kennen en de nodige gegevens rechtstreeks aan Monizze bezorgen
  • Advies- of onboardingpartners (zoals accountants, sociale secretariaten of vergelijkbare tussenpersonen) die op verzoek van de werkgever of zelfstandige de nodige persoonsgegevens kunnen doorgeven zodat Monizze Sociale Cheques kan opzetten en leveren

In alle gevallen geldt: de beslissing om met Monizze samen te werken wordt genomen door de werkgever of de zelfstandige; Monizze gebruikt de gegevens uitsluitend om Sociale Cheques toe te kennen en te beheren; Monizze treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking in verband met Sociale Cheques; Monizze gebruikt deze gegevens niet voor niet-gerelateerde doeleinden.

RewardFlex — Werkgevers en werknemers

Voor RewardFlex kunnen persoonsgegevens op een gecontroleerde en doelgebonden manier worden gedeeld:

  • Aanbevelings- en onboardingpartners (zoals sociale secretariaten, payrollleveranciers of accountants) kunnen op verzoek van de werkgever de nodige werknemersgegevens aan Monizze doorgeven zodat RewardFlex kan worden opgezet en geleverd
  • Werkgevers blijven verantwoordelijk voor de beslissing om met Monizze samen te werken en voor het instrueren van dergelijke partners om gegevens te delen
  • Monizze verwerkt deze gegevens uitsluitend om de RewardFlex-dienst te leveren en gebruikt ze niet voor enige onafhankelijke doeleinden

Bovendien kan Monizze RewardFlex-gegevens op instructie van de werkgever uitsluitend delen met IT-, hosting- en beveiligingsleveranciers die het platform ondersteunen. Monizze beslist niet zelfstandig om RewardFlex-gegevens met derden te delen.

Internationale gegevensdoorgiften en hosting

Alle persoonsgegevens worden gehost binnen de Europese Unie. We maken gebruik van EU-gebaseerde infrastructuur en hostingproviders om ervoor te zorgen dat uw gegevens beschermd blijven onder de AVG.

Als een van onze dienstverleners gegevens buiten de EU/EER verwerkt (bijvoorbeeld bij gebruik van clouddiensten met mondiale activiteiten), zorgen wij ervoor dat passende waarborgen van kracht zijn, zoals:

  • Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie
  • Standaardcontractbepalingen (SCC's) goedgekeurd door de Europese Commissie
  • Bindende bedrijfsregels waar van toepassing

Momenteel bevindt onze primaire infrastructuur zich in EU-datacenters. Als dit verandert, werken wij dit beleid bij en zorgen wij ervoor dat alle internationale doorgiften voldoen aan de vereisten van hoofdstuk V van de AVG.

U kunt meer informatie over de subverwerkers van Monizze vinden op security.monizze.be. Wij houden ons trust center te allen tijde bijgewerkt.

8. Uw AVG-rechten en hoe ze worden behandeld

U heeft altijd rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, waaronder:

  • Inzage – u kunt een kopie van uw persoonsgegevens opvragen
  • Rectificatie – u kunt ons vragen onjuiste gegevens te corrigeren
  • Verwijdering – u kunt verwijdering van uw gegevens verzoeken (met inachtneming van wettelijke bewaarverplichtingen)
  • Beperking – u kunt ons vragen de manier waarop wij uw gegevens gebruiken te beperken
  • Bezwaar – u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen
  • Portabiliteit – u kunt uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat (CSV, JSON of vergelijkbaar)
  • Intrekking van toestemming – wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken

Wie contacteren?

Sociale Cheques: neem rechtstreeks contact op met Monizze
E-mail: privacy@monizze.be
Adres: Gasthuisstraat / Rue de l'Hôpital 31, 1000 Brussel, België

RewardFlex: neem contact op met uw werkgever. Uw werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke en behandelt de meeste AVG-verzoeken. Als u niet zeker weet of u uw werkgever of Monizze moet contacteren, kunt u altijd contact met ons opnemen en wij zullen u naar het juiste contactpunt begeleiden.

Antwoordtermijnen

Wij beantwoorden verzoeken binnen één maand na ontvangst. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn met twee extra maanden verlengen en zullen u hiervan op de hoogte stellen indien nodig.

Voor RewardFlex-verzoeken kan Monizze alleen gevolg geven aan AVG-verzoeken na instructie van uw werkgever, zoals bepaald in onze gegevensverwerkingsovereenkomst met hem.

Identiteitsverificatie

Om uw privacy en veiligheid te beschermen, kunnen wij u vragen een identiteitsbewijs te verstrekken (zoals een kopie van uw identiteitskaart) voordat wij bepaalde verzoeken verwerken.

9. Cookies en trackingtechnologieën

Monizze gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën op onze website en in onze applicaties. Deze helpen ons om:

  • Het platform correct te laten functioneren (essentiële cookies)
  • Uw voorkeuren en aanmeldingsstatus te onthouden
  • Te begrijpen hoe u onze diensten gebruikt om ze te verbeteren (analytics)
  • De beveiliging te handhaven en fraude te voorkomen

Bij uw eerste bezoek aan onze website of app vragen wij uw toestemming voor niet-essentiële cookies. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment beheren via uw browserinstellingen of door hieronder te klikken.

10. Gegevensbeveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:

  • Toegangscontroles
  • Versleuteling waar gepast
  • Monitoring en logging
  • Regelmatige beveiligingsaudits

Geen enkel systeem is ooit 100% risicovrij, maar beveiliging is een kernprioriteit bij Monizze.

Monizze is ISO 27001:2022 gecertificeerd, zowel organisatorisch als voor onze producten. Meer informatie over beveiliging en gegevensbescherming bij Monizze vindt u op security.monizze.be.

11. Gegevensverwerkingsovereenkomst (RewardFlex)

Voor RewardFlex verwerkt Monizze persoonsgegevens onder een gegevensverwerkingsovereenkomst (GVO) met elke werkgever.

Deze overeenkomst:

  • Vormt een integraal onderdeel van onze contracten met werkgevers
  • Beschrijft de rechten en verplichtingen van werkgevers (als verwerkingsverantwoordelijken) en Monizze (als verwerker)
  • Beschrijft beveiligingsmaatregelen, subverwerkers en bijstand bij de uitoefening van AVG-rechten

De gegevensverwerkingsovereenkomst is beschikbaar op: monizze.be/documents/nl/gdpr/dpa.pdf

12. Updates van dit beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken als onze diensten of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.

13. Vragen of klachten

Als u vragen of bezwaren heeft:

E-mail: privacy@monizze.be

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Dit beleid is opzettelijk geschreven om praktisch en begrijpelijk te zijn. Als iets onduidelijk is, is dat onze verantwoordelijkheid — laat het ons weten.